S’organiser : conseils pratiques pour gérer la surcharge de travail en haute saison
Savoir gérer la surcharge de travail, c’est d’abord savoir bien s’organiser. Et, dans les métiers saisonniers, cette organisation est d’autant plus importante que des phases de très forte activité alternent avec des moments plus calmes. Il faut savoir anticiper.
Anticiper les périodes de forte activité
Les périodes de surcroît d’activité ponctuelles, et donc de stress, sont normales. Elles font partie des cycles naturels du travail. Cela est d’autant plus vrai lorsqu’elles correspondent à des arrivées massives de visiteurs et de touristes.
Les professionnels de l’hôtellerie et de la restauration savent que ces périodes sont sujettes au stress et aux précipitation, et cela n’est pas sans conséquence : ils ont plus de risques d’être victimes d’un accident du travail que la moyenne des autres salariés. Pour les salariés officiant dans la restauration rapide, par exemple, on dénombre 58 accidents pour 1 000 salariés par an, alors que la moyenne nationale s’établit à 39. Bref, ces périodes de stress sont cruciales sur tous les plans, et doivent être gérées… et anticipées.
Bien préparer la haute saison : savoir s’organiser en amont
Il y aura surcharge de travail en haute saison si vous ne vous êtes pas correctement préparé en basse saison. A cet égard, ces moments plus creux font office de « test » et il faut savoir éviter la surcharge de travail chronique. Si vous réussissez à correctement organiser votre temps et anticiper pendant ces moments, il sera d’autant plus facile d’adapter le modèle à plus de travail.
Une approche détaillée sur les bases de la gestion du temps peut être retrouvée ici.
On distingue ainsi trois grandes approches de la gestion du temps, qui vous permettent d’anticiper au mieux vos besoins et de vous adapter :
• L’approche analytique de la gestion du temps
Il s’agit de calculer la somme des temps nécessaire pour accomplir vos projets et remplir vos différentes missions, puis de comparer cette somme avec le temps disponible dans un délai donné : d’ici la fin de l’année, sur un semestre, etc.
Attention, deux écueils à éviter dans cette opération : sous-estimer le budget-temps des activités et oublier des tâches secondaires. Elle reste cependant une approche efficace et systématique pour bien appréhender vos besoins et les moments de stress à venir.
• L’approche psychologique de la gestion du temps
Pourquoi travaillons-nous autant ? Parce qu’au fond de nous, une force invisible et puissante nous motive à le faire. Ce moteur n’est pas le même pour chacun d’entre nous, mais c’est lui qui nous pousse à accepter avec enthousiasme telle mission qui nous amuse ou nous passionne alors que nous sommes déjà surchargés par ailleurs.
Au-delà de l’intérêt que nous portons intrinsèquement à nos missions, il y a aussi des bénéfices psychologiques liés à la surcharge de travail elle-même : la décharge d’adrénaline que nous ressentons à courir d’un projet à l’autre, le sentiment d’utilité à être sollicité en permanence. Réussir à bien cerner cette dimension psychologique du travail, c’est se concentrer sur le sens de son métier et savoir apprécier ses moments calmes comme ses « coups de bourre ».
• L’approche systémique et la gestion du temps collective
Vous n’êtes pas seuls ! Si nous avons l’habitude de beaucoup travailler, les autres ont aussi l’habitude de nous voir travailler beaucoup ! Autrement dit, nos collaborateurs s’appuient sur notre disponibilité et, en définitive, le système a ajusté son fonctionnement au nôtre.
Il est toujours possible de faire machine arrière, une fois notre légitimité conquise grâce à notre puissance de travail.
C’est un processus lent qui demande de la patience, de la pédagogie, et d’investir du temps pour transmettre nos belles compétences si souvent sollicitées. Pendant les périodes calmes, profitez-en pour apprendre à faire confiance à vos employés et à vos collègues, pour mieux déléguer le moment venu.
La panoplie anti-stress en haute saison : faire confiance, déléguer, se défouler, dormir
Il est temps pour vous de mettre en application les bonnes habitudes prises pendant la période creuse. Vous savez que ce moment de rush arrive, et il vous faut appliquer scrupuleusement les quatre règles suivantes :
- Faire confiance : à vous, à vos collègues, au système que vous avez mis en place. C’est le moment pour votre entreprise d’être rentable, pour vos employés et collègues d’être efficaces, et pour vous d’être sur le pont. Inutile de perdre votre énergie à des tâches qui peuvent être reportées, et encore moins de vous immiscer dans les tâches que vos employés remplissent déjà. Faîtes confiance à vos équipes !
- Déléguer : vous avez l’impression que vous ferriez tout mieux que tout le monde, et vous avez sans doute raison. Seulement, ça n’est pas possible. Il est temps pour vous de déléguer les tâches à ceux que vous avez recruté pour le faire. N’ayez pas peur de mettre les choses au point, posément, après une longue journée de travail. Mais pendant les moments de stress, n’en rajoutez pas une couche, vous nuirez à l’efficacité de vos employés et donc à l’entreprise toute entière.
- Se défouler : la surcharge et le stress de ces moments intenses s’accompagnent souvent d’une sorte d’euphorie, d’un sentiment d’exaltation. Profitez-en ! Les activités extra-professionnelles comme le sport, les arts, les sorties sociales, sont autant d’occasion de se sortir la tête du travail et de capitaliser sur l’énergie accumulée.
- Dormir : et oui, cela reste nécessaire… Il faut savoir fermer la porte, et se construire un environnement protecteur chez soi. Tâchez de trouver le sommeil à heure fixe, dans la mesure du possible, ou misez sur des siestes réparatrices entre les services. Dans tous les cas, pour votre bien être et ceux de vos proches, essayez de couper les ponts dès que vous n’êtes plus en service.
