Changement de local professionnel : votre check-list pour un déménagement en toute sérénité
Vous avez pour projet de déménager prochainement dans de nouveaux locaux ? ENGIE vous propose un accompagnement pour vos besoins d'énergie et vous soutient dans votre déménagement. Passez en revue notre check-list pour un déménagement en toute sérénité.
M-3 mois
Signez votre nouveau bail commercial
Vous avez trouvé le nouveau local idéal pour déménager ? Pour officialiser cette nouvelle étape de l’histoire de votre entreprise, signer le bail de votre nouveau local est indispensable !
Il vous permettra de connaître la date à partir de laquelle vous pourrez entrer dans les lieux, et d'établir votre rétroplanning en conséquence.
Pensez à l’aménagement de votre futur local professionnel
Pour que vos nouveaux locaux correspondent pleinement à vos besoins, vous pouvez avoir besoin de réaliser des travaux. Il est préférable de les mener avant d’emménager.
Qu’il s’agisse de travaux pour réduire vos consommations d’énergie, de l’installation de panneaux photovoltaïques ou de solutions de Cool Roofing, ENGIE et ses partenaires ont de nombreux conseils et services à vous proposer pour créer le local de vos rêves.
Un déménagement peut également être le moment de commander du nouveau matériel/mobilier et prévoir votre prochaine décoration. Vous pouvez solliciter vos salariés pour connaître leurs suggestions.
M-2 mois
Optez pour un déménageur professionnel
Si votre entreprise est de petite taille ou que vous n'avez pas beaucoup de matériel à déménager, vous pouvez déménager seul, en louant un camion adapté à vos besoins.
Au-delà de 10 salariés, ou si vous avez de nombreux équipements ou des biens fragiles, vous pouvez faire appel à un déménageur professionnel. C'est lui qui gérera le transport et l'installation de vos équipements, et même la mise en carton si vous le souhaitez. Demandez des devis à plusieurs entreprises afin de comparer les prix, les prestations et les assurances proposés.
Pour la date du déménagement, choisissez des jours qui impacteront le moins possible votre activité et vos clients.
Si vous êtes contraint de le faire en semaine, vous pouvez prévoir une semaine de télétravail pour vos collaborateurs si votre activité le permet.
M-1 mois
Impliquez et rassurez vos salariés
Une fois que vos nouveaux locaux sont prêts et que les travaux sont réalisés, prévoyez une visite sur site avec vos salariés.
Cela leur permettra de se projeter et de se préparer aux changements qui les attendent. Ils pourront aussi découvrir leur nouveau quartier, les lieux où se restaurer, calculer leur temps de trajet, etc.
Ce sera aussi l'occasion de réexpliquer à chacun les raisons qui expliquent ce déménagement, afin de fédérer les équipes.
Pour certaines personnes, changer ses habitudes n'est pas une chose facile. Manifester votre soutien, renseigner vos salariés et répondre à leurs questions leur permettront d'être plus sereins et de se préparer à ce nouveau départ.
Vous pouvez aussi désigner un responsable du déménagement pour répondre à toutes les questions ou inquiétudes.
Notifiez votre changement d’adresse à vos clients, fournisseurs, prestataires, etc. et actualisez tous vos documents avec votre nouvelle adresse
Faites une liste de tous les clients, fournisseurs, prestataires et partenaires avec lesquels vous êtes en relation régulière. Transmettez-leur l’adresse de vos nouveaux locaux.
Vous pouvez également faire suivre votre courrier à votre nouvelle adresse pendant un an grâce à un service payant de réexpédition du courrier.
Pensez également à indiquer votre nouvelle adresse sur tous vos documents officiels comme les cartes de visite, les factures, les brochures et les documents commerciaux, adresse en signature de mail et sur votre site internet.
Si vous reprenez un magasin en gardant la même activité, vous pouvez également ajouter une bannière “Changement de propriétaire” sur votre devanture.
S-1 semaine
Souscrivez un nouveau contrat d'énergie pour votre nouveau local
Lorsque vous connaissez votre nouvelle adresse et votre date d'arrivée dans les lieux, nous vous conseillons de souscrire un nouveau contrat pour votre fourniture d’électricité et/ou de gaz une semaine avant votre déménagement.
Si vous réalisez des travaux, vous pourrez en avoir besoin en amont, il sera donc nécessaire d’anticiper cette étape en fonction.
Vous pouvez effectuer cette démarche auprès d’ENGIE pour les Professionnels très simplement en ligne en faisant une demande de devis ou par téléphone en contactant conseiller au 09 69 32 55 22.
Il n'y a pas besoin d'attendre la résiliation de votre contrat actuel pour souscrire votre nouveau contrat.
Bon à savoir :
- Si le local dans lequel vous allez déménager n’a jamais été occupé, il est possible qu’un raccordement au réseau de distribution d’électricité et de gaz soit nécessaire avant de pouvoir souscrire un contrat d’énergie.
- Dans ce cas, nous vous conseillons d’anticiper cette étape.
Pensez à résilier et souscrire vos nouveaux contrats hors énergie
Dès que vous connaissez votre nouvelle adresse et votre date d'arrivée dans vos nouveaux locaux, vous pouvez souscrire de nouveaux contrats pour l'eau, l'assurance, le téléphone, la connexion internet. Vous pouvez également vous renseigner sur des prestations complémentaires pour vous faciliter votre futur quotidien et avoir un local toujours opérationnel.
Si vous souhaitez garder les mêmes prestataires, il vous suffit de les contacter.
Faites un point sur vos contrats
Et si vous profitiez de l'occasion pour optimiser vos contrats ? Un déménagement est l'occasion idéale pour réduire vos coûts et profiter d'une nouvelle offre qui correspond encore mieux à vos besoins. Découvrez tous nos services dédiés aux professionnels.
Informez l'administration publique
Afin d'être en règle, il est indispensable de prévenir les organismes publics comme les impôts, l'URSSAF lorsque vous déménagez dans votre local professionnel.
Désormais, les démarches de changement d'adresse peuvent être faites très simplement depuis vos comptes en ligne.
N’oubliez pas de déclarer votre déménagement auprès de votre Centre de Formalité des Entreprises. En cas de transfert du siège social de votre entreprise, pensez également à changer les statuts de votre entreprise.
Cette formalité importante vous permettra d'obtenir un nouvel extrait Kbis à jour.
Enfin, n'oubliez pas de changer les cartes grises de vos véhicules professionnels.
J-1 jour
Réservez les services d’une société de nettoyage
Afin d'avoir l'esprit tranquille et de rendre vos anciens locaux dans le meilleur état possible à votre bailleur, l'idéal est de faire appel à une société de nettoyage. Ces experts s'occupent de tout pour vous, et sont équipés avec du matériel professionnel et performant. Ils connaissent également les normes de restitution des locaux commerciaux.
Déléguer cette tâche peut être très pratique lorsque vous avez déjà beaucoup à faire pour vous installer dans vos nouveaux locaux.
Vous pouvez également faire appel à cette entreprise pour nettoyer vos nouveaux locaux, afin d'arriver dans un environnement parfaitement propre.
Comme pour l'entreprise de déménagement, demandez des devis à plusieurs entreprises afin de choisir la meilleure offre.
Jour J
Emménagez !
Ca y est, c’est le grand jour et une nouvelle aventure qui commence.
J+15
Organisez une fête d'inauguration
15 jours après votre installation, organisez un événement festif dans vos nouveaux locaux . Rien de tel pour fédérer les équipes et prendre un nouveau départ sur une touche positive !