La dématérialisation pour sauver les TPE
En 2018, 1 entreprise sur 4 (soit 40 entreprises par jour) doit fermer par un manque de trésorerie consécutif à de mauvaises pratiques en matière de facturation, relances ou encore suivi des échéances. Manque de temps, manque de moyens, les TPE sont souvent démunies pour gérer au mieux leurs problèmes de trésoreries. Mais une solution pourrait bien les sauver : la dématérialisation.
Qu’est-ce que la dématérialisation ?
La dématérialisation consiste à transformer des documents physiques en fichiers numériques ou à créer ces documents directement sous forme numérique pour les intégrer à un processus. Il peut s'agir tout simplement d'archiver sous forme numérique des courriers, des relevés bancaires, etc. ou de traiter les commandes, les bons de livraison, les factures ou les bulletins de salaire, etc. Le plus souvent, ces documents sont gérés par des plateformes dédiées qui automatisent les relances clients et la gestion globale du suivi de facturation. Concrètement, le système de dématérialisation gère de manière autonome les envois de devis, de facture, les relances etc.
Les avantages de la dématérialisation pour les TPE ?
Si le gain de temps pour se consacrer à son activité est l’avantage majeur, la dématérialisation permet aussi une rapidité et une facilité d’action importantes :
- les factures et les bons de commande sont traités beaucoup plus rapidement,
- les relances clients et les envois de documents sont automatisés et sécurisés,
- les documents sont centralisés pour un accès plus facile et rapide,
- l’accès à la plateforme peut être ouvert à toutes les parties qui s’occupent de la gestion d’une TPE : comptable, fiscaliste… ce qui permet à tous d’être sur le même niveau d’information,
- plus de papier ! Donc un geste positif pour l’environnement
Comment mettre en place la dématérialisation au sein de la TPE ?
Les solutions de dématérialisation sont désormais disponibles quels que soient la taille de l'entreprise et le volume des documents à dématérialiser. Ce n’est pas une question de volumétrie, mais de maturité de l’entreprise face à ces outils numériques. De nombreux acteurs proposent aujourd’hui des solutions de dématérialisation dédiées aux TPE, qui sont sécurisées et faciles à prendre en main. Parmi eux, citons :
maTPE : auparavant destiné aux autoentrepreneurs, cet outil en ligne de gestion commerciale et de facturation s’adresse aujourd’hui à toutes les TPE. Il permet de gérer facilement et rapidement les clients, les factures, les devis, les achats d’une TPE et d’être informé.e à tout moment de la TVA à payer pour une période donnée.
Yooz : ce service en ligne permet la dématérialisation de l’ensemble des documents reçus par les TPE. La solution permet en particulier l’automatisation de la relation client, depuis la gestion des achats jusqu’au traitement des factures (numérisation, reconnaissance automatique, enregistrement et imputations, circuit de validation électronique, export des écritures vers les ERP ou logiciels comptables et archivage électronique).
Quickbooks : ce logiciel est une plateforme qui centralise toute la gestion d’une TPE : gestion des devis, factures, trésorerie, gestion comptable et commerciale, etc. QuickBooks est connectable à des nombreuses applications. Certaines permettent par exemple de prendre en photo les factures d’achat avec un téléphone, qui sont automatiquement retranscrites en écriture comptable grâce à la reconnaissance de caractères (technologie OCR).
Sellsy Facturation : ce logiciel est global puisqu’il peut gérer de nombreux paramètres de la facturation au CRM et c’est aussi une solution modulaire. En effet, la TPE peut ajouter de nouveaux modules au rythme de sa croissance et de ses besoins comme : le support client, la gestion de projet, la caisse connectée (certifiée anti-fraude à la TVA), la gestion des stocks, etc.
N’hésitez pas à parcourir les sites Internet de ces acteurs et à les contacter pour choisir le système qui vous convient le mieux. Ils pourront également vous aider pour mettre en place la solution choisie et vous former.